Wat kost maatwerk software in 2026? Bouwprijs, looptijd en wat het daarna kost

Er liggen 3 offertes voor maatwerk software op tafel. De ene zegt 25.000 euro, de andere 60.000, de derde rekent per uur. Je vergelijkt de bouwprijs, want dat is het getal dat bovenaan staat.

Dat getal is de kleinste regel op de echte rekening. Wat maatwerk software kost, zie je pas als je 2 jaar vooruit rekent: de bouw, het draaien daarna, je eigen tijd, en het handwerk dat doorloopt tot het klaar is. Pas dan kun je de offertes eerlijk naast elkaar leggen, en naast de andere routes die je hebt.

Dit artikel is voor de eigenaar, managing partner of operationeel verantwoordelijke van een Nederlandse B2B dienstverlener met 10 tot 200 mensen. Je kernproces is expertwerk dat met de hand gebeurt, geprijsd per dossier, per aanvraag of per uur, met volume. Je hebt geen eigen technisch team en je groei zit vast aan hoeveel mensen je kunt aannemen.

Het is niet voor je als je nog in de ideefase zit, een consumentenapp wilt bouwen, alleen uurtarieven vergelijkt, 1 koppeling in Zapier zoekt of een Europese aanbesteding uitschrijft. Voor die situaties staan er betere artikelen online.

In dit artikel lees je wat maatwerk software kost in 2026 in eerlijke bandbreedtes, welke 4 kostenregels een offerte meestal weglaat, waarom een vaste prijs uit 1 gesprek een gok is, en hoe 4 routes zich over 2 jaar tot elkaar verhouden in een rekenvoorbeeld. Je leest ook wanneer maatwerk het niet waard is.

‍

Belangrijkste inzichten

• De bouwprijs is zelden de grootste kostenpost. Over 2 jaar tellen het draaien, je eigen tijd en het handwerk dat doorloopt vaak zwaarder.

• Een Nederlandse senior developer kost volgens een recruiter 65.000 tot 85.000 euro bruto per jaar, en werving duurt vaak maanden.

• Een nearshore team rekent 45 tot 70 euro per uur. Goedkoper per uur, maar iemand aan jouw kant moet de tickets schrijven en het werk beoordelen.

• Een no code tool is de goedkoopste start, maar dekt meestal alleen het overtypen en doorsturen, niet het oordeel in je proces.

• Een vaste prijs per mijlpaal bestaat pas nadat het proces in kaart is gebracht. Een vaste prijs uit 1 gesprek is een gok met een marge erop.

• Reken altijd terug vanaf de kosten van je handmatige proces per maand. Die maand betaal je hoe dan ook, ook als je nog aan het kiezen bent.

• Maatwerk is het niet waard als het volume laag is, het proces nog elke maand verandert, of standaardsoftware het al doet.

• Vraag elke leverancier dezelfde 5 dingen: wie, waar draait het, wat kost het draaien, wie antwoordt in maand 4, en hoe kom je eruit.

‍

Wat kost maatwerk software in 2026?

Het korte antwoord: de bouw van 1 geautomatiseerd proces kost in 2026 meestal tussen de 18.000 en 45.000 euro. Een platform waar je eigen klanten op inloggen en voor betalen begint rond de 25.000 euro per fase en loopt op met elke fase. Het draaien daarna kost per maand een bedrag dat je in de offerte moet zien staan, niet pas bij de eerste storing.

De kostenpagina's die je online vindt noemen bandbreedtes van een paar duizend euro voor een klein hulpmiddel tot ruim boven de 100.000 euro voor een groot platform. Dat klopt allemaal, en het helpt je niet. Het verschil tussen 25.000 en 100.000 euro zit zelden in de schermen. Het zit in de koppelingen met je bestaande systemen, de uitzonderingen in je proces, en de vraag wie er na de oplevering verantwoordelijk is.

Uurtarieven geven een tweede houvast. Volgens een overzicht van Ilmtec over softwareontwikkeling in Nederland in 2026 kost een senior developer in Amsterdam 75 tot 110 euro per uur inclusief alle lasten, en een nearshore team in Polen, Portugal of de Baltische staten 45 tot 70 euro per uur. AI tools maken het schrijven van code sneller en goedkoper. Het beslissen wat er gebouwd moet worden, is niet goedkoper geworden.

Daarom is de goede vraag niet wat de bouw kost. De goede vraag is wat maatwerk software je over 2 jaar kost, vergeleken met wat je handmatige proces je in diezelfde 2 jaar kost.

‍

De bouwprijs is de kleinste regel op de rekening

Een offerte voor software op maat laat meestal 1 regel zien: de bouw. Wie de totale kosten wil kennen, zet er 3 regels onder. Samen vormen ze wat je over 2 jaar echt uitgeeft.

Regel 2: het draaien na de livegang

Software die in je proces zit, draait elke dag. Er moet iemand kijken of het goed gaat, iemand die een melding krijgt als het misgaat, en iemand die de regels bijwerkt als de wet of het tarief verandert. Werkt er AI in, dan komen er modelupdates bij en kosten per verwerkt dossier die je wilt begrenzen.

Veel leveranciers noemen dit onderhoud en rekenen het per uur als je belt. Dat klinkt goedkoop, tot je op een dinsdag 400 dossiers in de wachtrij hebt en niemand weet wie het oppakt. Vraag dus naar een vast bedrag per maand, een engineer bij naam op de melding, en een maandelijks verslag van wat er draaide, wat er brak en wat het kostte.

Regel 3: je eigen tijd

Elke route vraagt tijd van jou of van je beste mensen. Bij een nearshore team schrijf je de tickets en beoordeel je het werk. Bij een no code tool bouw en repareer je zelf. Bij een nieuwe medewerker werf je, stuur je aan en vang je het op als die op vakantie is.

Die uren staan in geen enkele offerte. Ze zijn wel duur, want het zijn precies de uren van de mensen die het expertwerk doen waar je klanten voor betalen.

Regel 4: het handwerk dat doorloopt

Zolang de software niet draait, loopt je handmatige proces gewoon door. Elke maand kiezen, werven of wachten kost je dus de volle prijs van dat handwerk. Die regel vergeten de meeste kostenoverzichten, terwijl het vaak de grootste is.

Reken het uit voor je eigen proces: aantal eenheden per maand, keer de uren per eenheid, keer de interne kosten per uur. Dat bedrag is je vergelijkingsbasis. Alles wat je aan maatwerk uitgeeft, zet je daartegenover.

‍

Waarom een vaste prijs uit 1 gesprek een gok is

Een leverancier die na 1 gesprek een vaste prijs noemt, kent je proces niet. Hij kent jouw beschrijving van je proces. Dat is iets anders, en het verschil zit altijd in de uitzonderingen.

Bij een subsidieadvieskantoor dat we in kaart brachten, werkten 5 adviseurs op 5 manieren in 5 tools. De eigenaar beschreef 1 proces. Er waren er in de praktijk 5, met elk hun eigen spreadsheets en eigen regels voor twijfelgevallen. Een offerte op basis van dat eerste gesprek was geen prijs geweest, maar een schatting van de verkeerde opdracht.

Een leverancier die toch een vaste prijs uit 1 gesprek geeft, doet 1 van 2 dingen. Hij zet er een ruime marge op voor alles wat hij niet weet, en dan betaal je die marge. Of hij prijst krap en factureert later het verschil als meerwerk, en dan betaal je het alsnog, maar zonder dat je het kon plannen.

Een vaste prijs per mijlpaal wordt pas eerlijk als eerst het proces in kaart is gebracht zoals het echt loopt. Dat betekent: wie doet wat, in welke tool, met welke uitzonderingen, welke koppelingen met Exact, AFAS of je sectorpakket nodig zijn, en waar een fout duur is. Daarna kun je per knelpunt een prijs zetten die klopt.

Zo werkt onze Blueprint ook. Voor 2.500 tot 10.000 euro, afhankelijk van het aantal processen, en in 10 tot 20 werkdagen breng je het proces in kaart zoals het draait. Je krijgt de knelpunten in uren en euro, de AI kansen gerangschikt, een roadmap met vaste prijzen per mijlpaal en een eerste ruw prototype in je eigen repository. Het is van jou, ook als je daarna besluit het zelf te bouwen.

Wil je eerst zelf op een rij zetten wat je nodig hebt, voordat je met wie dan ook praat? Gebruik dan onze gratis AI product requirements template. Die helpt je de scope, de kosten en de keuze van een leverancier op papier te krijgen, zodat elke offerte over hetzelfde gaat.

‍

Rekenvoorbeeld: een dienstverlener met 30 mensen

Een voorbeeld maakt dit concreet. Het bedrijf hieronder is verzonnen en geen klant van ons. De getallen zijn aannames die je vervangt door je eigen cijfers.

Neem een bedrijf voor inspectie en certificering met 30 mensen. Het kernproces is het opstellen van een keuringsdossier. Per jaar zijn het er 1.500. Een adviseur is er gemiddeld 2 uur mee bezig: gegevens verzamelen, overtypen in het sectorpakket, controleren tegen de regels en het rapport opmaken. De interne kosten zijn 60 euro per uur.

• Kosten per dossier: 2 uur keer 60 euro is 120 euro.

• Kosten per jaar: 1.500 dossiers keer 120 euro is 180.000 euro.

• Kosten per maand: 15.000 euro.

Stel dat automatisering het handwerk terugbrengt van 2 uur naar 30 minuten controle door een adviseur, die het dossier goedkeurt voordat het de deur uitgaat. Dan bespaart het bedrijf 1,5 uur per dossier, 2.250 uur per jaar, ongeveer 135.000 euro. Per maand is dat 11.250 euro. Die besparing is ook wat elke maand wachten kost. Of die 30 minuten haalbaar zijn, weet je pas als het proces in kaart is gebracht.

De eigenaar heeft 4 routes. Hieronder de kosten over 2 jaar, in bandbreedtes, niet in offertes.

Route 1: een senior developer aannemen

Volgens Search Company verdient een senior developer in Nederland in 2026 landelijk 65.000 tot 85.000 euro bruto per jaar, in de Randstad 70.000 tot 95.000. Met werkgeverslasten, pensioen en tooling rekenen de meeste eigenaren met 85.000 tot 125.000 euro per jaar. Dezelfde bron beschrijft werving die maanden duurt, en een klant die 8 maanden zocht met een te laag budget.

Stel dat de werving 3 tot 6 maanden duurt en de eerste versie daarna nog 4 tot 6 maanden. Dan betaal je over 2 jaar 18 tot 21 maanden salaris, zo'n 130.000 tot 220.000 euro. De besparing begint ergens tussen maand 7 en 12. Je hebt wel iemand in huis die daarna ook andere processen kan oppakken.

Het risico: 1 persoon, zonder iemand die het werk beoordeelt, zonder vervanging bij ziekte of vakantie. Als die persoon vertrekt, begint de werving opnieuw en vertrekt de kennis mee.

Route 2: een nearshore team

Tegen 45 tot 70 euro per uur kost een bouw van 800 uur 36.000 tot 56.000 euro. Tel daar 20 uur per maand bij voor beheer en aanpassingen, 18 maanden lang: 16.000 tot 25.000 euro. Samen ongeveer 52.000 tot 81.000 euro over 2 jaar.

Dat is een reële prijs, en als je een senior in huis hebt die het team aanstuurt, is het een goede route. Heb je die niet, dan ben jij het. Reken dan op een dag per week aan tickets schrijven, vragen beantwoorden en werk beoordelen dat je niet kunt beoordelen. Dan koop je uren, geen proces.

Route 3: een no code tool

Automatiseringsbedrijven in het mkb verkopen gehuurde flows in tools als n8n of Make vanaf 1.500 tot 5.000 euro instap, plus licenties per maand. Voor het doorsturen van mails, het overzetten van gegevens en het vullen van een sjabloon werkt dat prima. Het is de goedkoopste start van de 4.

Het houdt op bij het oordeel. Het controleren tegen de regels, de twijfelgevallen, de koppeling met je sectorpakket en de vraag wie het repareert als de tool zijn prijzen of zijn koppeling verandert. In dit voorbeeld haalt een tool misschien 15 tot 30 minuten per dossier weg, niet 1,5 uur.

Route 4: een vaste prijs per fase

Dit is de route die wij aanbieden, dus lees hem met die wetenschap. Eerst de Blueprint voor 2.500 tot 10.000 euro. Daarna 1 automatisering, vast geprijsd tussen 18.000 en 45.000 euro. Vanaf de livegang draait het voor 1.250 euro per maand: monitoring, een engineer bij naam op de melding, de AI kosten per dossier begrensd, een verslag van 1 pagina per maand, en updates van modellen en regels. Bij livegang in maand 4 of 5 zijn dat 20 maanden, 25.000 euro.

Samen over 2 jaar: 45.500 tot 80.000 euro. De besparing begint rond maand 4 of 5. In dit voorbeeld is de kennis al op 1 plek vastgelegd. Is dat niet zo, dan komt er eerst een Foundation bij, een vaste bron van waarheid voor je procedures en data, geprijsd in de Blueprint.

Wat het voorbeeld laat zien

De prijzen van route 2 en route 4 liggen dicht bij elkaar. Dat is eerlijk, en het is ook de les. Het verschil tussen de routes zit niet vooral in het bedrag, maar in 3 andere dingen: wie beslist wat er gebouwd wordt, hoeveel van jouw tijd erin gaat, en wie antwoordt als er in maand 4 iets misgaat.

De grootste post in het voorbeeld is niet de bouw. Het is de 11.250 euro per maand die je laat liggen zolang het proces met de hand gaat. 6 maanden eerder beginnen met besparen is 67.500 euro. Dat is meer dan het verschil tussen de goedkoopste en de duurste offerte.

Daarom is de terugverdientijd een betere maatstaf dan de bouwprijs. In dit voorbeeld verdien je route 4 terug in minder dan een jaar na livegang. Route 1 kost meer, maar geeft je iemand in huis die je voor een tweede en derde proces kunt inzetten. Heb je een roadmap met 5 processen, dan kan die rekensom omslaan.

‍

Wanneer maatwerk software het niet waard is

Maatwerk is niet altijd het antwoord. Soms is het een dure manier om een probleem op te lossen dat een abonnement of een betere spreadsheet ook oplost. Maatwerk is het meestal niet waard als:

• Het volume laag is. Bij 300 dossiers per jaar van 120 euro kost het handwerk 36.000 euro per jaar. Een route van 45.500 euro of meer verdient zich dan nauwelijks terug in 2 jaar.

• Het proces nog niet stabiel is. Als de regels elke maand veranderen omdat je zelf nog zoekt hoe je het wilt doen, automatiseer je een bewegend doel.

• Standaardsoftware het al doet. Heeft Exact, AFAS of je sectorpakket er een module voor, gebruik die dan eerst.

• 1 koppeling het probleem oplost. Een flow in Zapier of n8n van een paar honderd euro is dan het goede antwoord.

• Niemand het proces bezit. Zonder iemand die beslist hoe het hoort, bouwt elke leverancier jouw onenigheid na.

• Je de AI zelfstandig wilt laten beslissen waar een fout duur is. Dat raden we af, ongeacht wie het bouwt.

Herken je jezelf in 1 van deze punten, dan is de goedkoopste software de software die je niet laat bouwen. Een eerlijke leverancier zegt dat ook.

‍

Zo vergelijk je offertes voor software op maat

Offertes zijn moeilijk te vergelijken omdat ze over verschillende dingen gaan. De ene prijst uren, de andere schermen, de derde een project. Leg elke leverancier daarom dezelfde 5 vragen voor, en vraag het antwoord op papier.

• Wie werkt eraan, bij naam? Niet het team, maar de 2 mensen die je code schrijven en beoordelen, en waar ze zitten.

• Waar draait het? In jouw accounts en jouw repository, of in die van de leverancier?

• Wat kost het draaien per maand? Inclusief de AI kosten per dossier en een grens daarop.

• Wie antwoordt in maand 4? Als er op een dinsdag iets breekt: welke naam, binnen welke tijd?

• Hoe kom je eruit? Wat betaal je en wat houd je als het na maand 1 niet bevalt?

Een leverancier die deze 5 vragen niet kan beantwoorden voordat je tekent, kan ze na het tekenen ook niet beantwoorden. Het zijn de vragen die in maand 4 bepalen of je software een bezit is of een zorg.

Kijk ook naar wat er niet in de offerte staat. Een goede offerte heeft een lijst met wat niet in deze mijlpaal zit. Zie je die lijst niet, dan weet je niet waar het meerwerk begint.

Bouw je geen intern proces maar een SaaS product voor externe klanten, met abonnementen en eigen gebruikers? Dan gelden andere kostenregels. Die staan in ons artikel over de kosten van SaaS ontwikkeling.

‍

Wat er gebeurt na de livegang, en als maand 1 tegenvalt

De 3 vragen die elke eigenaar stelt, horen in het gesprek over de prijs, niet erna.

Wie werkt eraan? Bij ons 2 engineers, bij naam, van de Blueprint tot jaar 2. Dezelfde 2 mensen die je proces in kaart brengen, bouwen het en staan op de melding. Codelevate zit in Amsterdam en Sofia, sinds 2019, en we zeggen vooraf wie waar zit.

Wat gebeurt er na de livegang? Vanaf de eerste automatisering loopt het beheer: monitoring, een engineer bij naam op de melding, de AI kosten per dossier begrensd, een verslag van 1 pagina per maand, en updates als modellen of regels veranderen. De reactietijd wordt vastgesteld in de Blueprint, zodat je hem kent voordat je tekent.

En als maand 1 tegenvalt? Exit na maand 1: je betaalt wat er geleverd is en houdt alles. De code staat vanaf de eerste commit in jouw repository.

Een voorbeeld van wat dit oplevert: bij een verwerker van dossiers voor de BPM ging de verwerkingstijd van 4 tot 8 uur per dossier naar minder dan 5 minuten. Bij een subsidie matching engine werd uren zoeken door een expert een zaak van seconden. Op onze pagina over maatwerk software ontwikkeling lees je hoe we zulke trajecten opbouwen.

Codelevate maakt van Nederlandse B2B dienstverleners softwarebedrijven: we brengen het expertproces in kaart dat je nu met de hand doet, automatiseren het zodat hetzelfde team het volume aankan, en bouwen het platform waar je klanten voor betalen, met 2 engineers bij naam van de blueprint tot jaar 2.

‍

Wat maatwerk software je echt kost

Maatwerk software kost in 2026 meestal 18.000 tot 45.000 euro voor de bouw van 1 proces. Dat is het kleinste deel van de rekening. Over 2 jaar tellen het draaien, je eigen tijd en vooral het handwerk dat doorloopt tot het klaar is.

Reken daarom vanaf je eigen proces: wat kost 1 eenheid met de hand, hoeveel doe je er per maand, en hoeveel maanden kost elke route voordat de besparing begint. Vergelijk daarna niet alleen bedragen, maar ook wie beslist, wie er in maand 4 antwoordt en hoe je eruit komt.

Wil je dit eerst voor jezelf uitwerken? Download de gratis AI product requirements template en zet je proces, je volume en je eisen op 1 plek. Dan gaat elke offerte die je daarna krijgt over hetzelfde.

Stuur wat je hebt: een procesbeschrijving, een prijslijst, een spreadsheet of een offerte die je niet vertrouwt. 1 van de 2 engineers leest het in 20 minuten met je door, en je krijgt dezelfde dag 1 van 3 antwoorden op papier: zelf doen, iemand aannemen, of de Blueprint.