Hoe u een CRM-systeem helemaal opnieuw kunt bouwen

‍

Een CRM-systeem (Customer Relationship Management) vanaf nul opbouwen klinkt misschien als een enorme uitdaging, maar het is zeker mogelijk, vooral als je het proces opsplitst in duidelijke, beheersbare stappen.

Of u nu een eigenaar van een klein bedrijf bent die klantinformatie beter wil organiseren of een startup bent die de verkoop wil stimuleren, een goed ontworpen CRM kan een doorbraak betekenen. In dit artikel zal ik je alles uitleggen wat je moet weten om je eigen CRM-systeem vanaf het begin op te bouwen, met behulp van eenvoudige taal en praktisch advies.

‍

Wat is een CRM-systeem en waarom zou u uw eigen CRM-systeem bouwen?

‍

Een CRM-systeem is in feite software die bedrijven helpt hun klanten, verkopen en interacties bij te houden. In plaats van met spreadsheets, e-mails en notities te moeten werken, wordt alles op één plek opgeslagen. Dit helpt teams om beter te communiceren, snel informatie te vinden en sterkere relaties met klanten op te bouwen. Populaire CRM's zoals Verkoopsteam en HubSpot zijn geweldig, maar ze passen misschien niet perfect bij uw unieke behoeften of kunnen te duur zijn. Door uw eigen systeem te bouwen, kunt u het precies afstemmen op hoe uw bedrijf werkt, zodat het eenvoudig blijft en u kunt concentreren op wat voor u het belangrijkst is.

‍

Basisfuncties die elk CRM-softwaresysteem zou moeten hebben

‍

Als het gaat om Customer Relationship Management (CRM) -software, zijn er talloze functies die zijn ontworpen om uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen en klantinteracties te verbeteren. Maar hoe geavanceerd of aangepast uw CRM-systeem ook is, er zijn een handvol kernfunctionaliteiten die de ruggengraat vormen van elk effectief CRM-systeem. Deze essentiële functies helpen je om je klantgegevens te organiseren, de dagelijkse activiteiten te beheren en je team gecoördineerd en productief te houden. Zonder hen zou de software zijn belofte niet kunnen waarmaken om uw klantrelaties beter beheersbaar te maken en uw verkoopprocessen efficiënter te maken.

‍

Hier volgt een gedetailleerd overzicht van de 7 basisfuncties die elk CRM-systeem zou moeten bevatten:

‍

1. Gebruikers-/contactbasis

In de kern gaat een CRM over mensen: uw klanten, leads en contacten. De gebruikers- of contactbasis is de functie waarmee u al deze klantinformatie op één plek kunt opslaan, ordenen en beheren. Dit betekent dat je team tijdens gesprekken of vragen snel de gegevens van klanten kan opvragen zonder tijd te verspillen aan het zoeken naar gegevens of het risico loopt dat belangrijke informatie verloren gaat.

‍

2. Agenda

Planning is een belangrijk onderdeel van CRM. Of het nu gaat om het plannen van vergaderingen met klanten, follow-ups of marketingcampagnes, een geïntegreerde agenda is essentieel. Deze functie helpt iedereen op één lijn te houden door afspraken en deadlines efficiënt te plannen, te bekijken en te beheren. Hulpmiddelen zoals Google Agenda kan vaak soepel worden geïntegreerd met CRM-systemen.

‍

3. Herinneringen

Het is onmogelijk om elke taak of deadline te onthouden zonder hulp. Daarom zijn herinneringen een onmisbare functie. Ze zorgen ervoor dat je team nooit een belangrijk gesprek, bezorgingscontrole of opvolging mist, waardoor de communicatie soepel verloopt en er tijdig wordt gereageerd.

‍

4. Toegangsrechten

In veel organisaties gebruiken meerdere afdelingen of teams hetzelfde CRM-systeem, die elk verschillende klanten, leads of projecten behandelen. Met toegangsrechten kun je bepalen wie specifieke gegevens kan zien of bewerken, op basis van rollen of hiërarchie, zodat gevoelige informatie veilig blijft en dat elke werknemer alleen toegang heeft tot wat ze nodig hebben.

‍

5. Genereren van rapporten

Het monitoren van de prestaties is cruciaal voor succes. Met een goed CRM-systeem kun je aanpasbare rapporten genereren, of het nu gaat om verkoopresultaten, marketingeffectiviteit of taakvoortgang. Deze rapporten helpen managers de productiviteit bij te houden en weloverwogen beslissingen te nemen op basis van echte gegevens. Bijvoorbeeld Google Looker Studio is een handig platform voor het visualiseren van CRM-gegevens.

‍

6. Het delen van bestanden

Samenwerking is cruciaal wanneer teams samenwerken aan deals, projecten of ondersteuningstickets. Een functie voor het delen van bestanden maakt het eenvoudig om documenten, rapporten en andere bestanden rechtstreeks binnen het CRM uit te wisselen, waardoor er minder e-mailketens nodig zijn en alles georganiseerd blijft.

‍

7. Taakbeheer

Tot slot stellen de functies voor taakbeheer uw team in staat om hun dagelijkse taken toe te wijzen, bij te houden en uit te voeren. Of het nu gaat om het verwerken van binnenkomende aanvragen, het contacteren van leads of het opvolgen van klanten, een duidelijk systeem voor taakbeheer helpt de workflow soepel te laten verlopen en deadlines te halen.

‍

Onmisbare geavanceerde functies

‍

Hoewel basisfuncties de basis leggen voor het effectief beheren van klantrelaties, zijn geavanceerde mogelijkheden de enige manier om uw bedrijf echt in staat te stellen specifieke uitdagingen aan te gaan en unieke doelen te bereiken. Deze verbeteringen zijn ontworpen om diepgang, automatisering en inzichtelijke analyses toe te voegen die uw team helpen slimmer te werken, meer deals te sluiten en sterkere verbindingen op te bouwen.

‍

Laten we eens kijken naar de 9 geavanceerde functies die uw CRM-oplossing op maat naar een hoger niveau kunnen tillen dan de basis:

‍

1. Integratie van e-mailmarketing

Een krachtige manier om klanten te betrekken is via gerichte e-mailcampagnes. Door je CRM te integreren met een e-mailmarketingservice, kan je team gepersonaliseerde e-mails sturen die zijn afgestemd op verschillende klantsegmenten. Hulpmiddelen zoals Mailchimp kunt u de prestaties van uw campagnes volgen, zoals openingspercentages, doorklikcijfers en demografische gegevens van klanten, zodat u uw marketingstrategieën voortdurend kunt verfijnen en de betrokkenheid en verkoop kunt verhogen.

‍

2. Interactie volgen en opnemen

Het is cruciaal om alle communicatie tussen uw bedrijf en klanten gedetailleerd bij te houden. Deze functie houdt elke interactie bij, van het eerste onderzoek tot de voortdurende ondersteuning, waarbij de hele geschiedenis op één plek wordt opgeslagen. Dit helpt je niet alleen om de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening te behouden, maar laat je ook controleren hoe goed je team omgaat met klantrelaties in de loop van de tijd.

‍

3. Overzicht van pijplijn

Het visualiseren van uw verkooptrechter is een gamechanger voor het beheren van leads. De pijplijnweergave biedt een duidelijk, intuïtief dashboard waarin aan elke lead een status wordt toegewezen zoals 'Nieuw', 'Propositie', 'Onderhandeling' of 'Contract'. Je kunt zelfs aangepaste levels toevoegen, zoals 'Gekwalificeerd' of 'Verloren', om beter te begrijpen waar potentiële klanten staan en waarom deals mogelijk mislukken. Hulpmiddelen zoals Pipedrive visuele pijplijninterfaces aanbieden.

‍

4. Mobiele toegang

Verkoop gebeurt overal, niet alleen aan de balie. Door mobiele toegang te bieden via een speciale app of adaptieve webinterface kunnen uw verkoopmanagers informatie bijwerken, op klanten reageren en leads volgen terwijl ze onderweg zijn. Deze flexibiliteit is vooral waardevol wanneer u te maken heeft met klanten in verschillende tijdzones, waardoor u een concurrentievoordeel krijgt door directe communicatie mogelijk te maken.

‍

5. Facturatiemogelijkheden

Voor verkoopgestuurde bedrijven is facturering een must. Met een CRM-systeem met factureringsopties kunt u facturen rechtstreeks binnen het platform genereren, verzenden en volgen. Je kunt het ook integreren met bestaande financiële of boekhoudsoftware zoals QuickBooks, waardoor u tijd bespaart en fouten vermindert door verkoopgegevens te synchroniseren met uw boekhoudkundige workflows.

‍

6. Integratie met andere software

Geen enkele CRM zou geïsoleerd moeten werken. Door uw CRM te koppelen aan andere bedrijfssystemen zoals ERP (Enterprise Resource Planning), wms (Warehouse Management Software), logistiek of hrm (Human Resource Management) tools ontstaat een naadloos ecosysteem. Deze integratie automatiseert workflows, verbetert de nauwkeurigheid van gegevens en verhoogt de algehele productiviteit van alle afdelingen. Voor algemene automatisering Zapier is een populaire keuze.

‍

7. Chatbot-ondersteuning

Chatbots zijn onmisbaar geworden voor de moderne klantenservice. Wanneer chatbots in je CRM zijn geïntegreerd, kunnen ze routinematige vragen afhandelen, veelgestelde vragen direct beantwoorden en zelfs interne taken beheren, zoals het plannen van herinneringen of vergaderingen. Tidio biedt chatbotondersteuning die kan worden geïntegreerd met CRM-systemen.

‍

8. Scoren van leads

Niet alle leads zijn gelijk gemaakt. Leadscoring kent een numerieke waarde toe aan potentiële klanten op basis van hun gedrag, betrokkenheid en koopkans. Deze prioritering helpt verkoopteams zich te concentreren op de meest veelbelovende kansen, waardoor de conversiepercentages worden verhoogd en de inkomsten worden gemaximaliseerd.

‍

9. Integratie van sociale media

Met een grote meerderheid van klanten die actief zijn op platforms zoals Facebook, Instagram, Twitter en Pinterest, is sociale media een essentieel kanaal voor bedrijven geworden. Door social media tracking in je CRM te integreren, kun je merkvermeldingen, klantsentiment en betrokkenheid in realtime volgen. Hootsuite is een uitstekend platform om sociale inzichten te koppelen aan je CRM.

‍

Stappen die u moet nemen voordat u een CRM-systeem gaat bouwen

‍

‍

Stap 1: Begrijp de behoeften van uw bedrijf en stel duidelijke doelen

Voordat je begint met het maken van je CRM, moet je even nadenken over waarom je er een nodig hebt. Welke problemen probeer je op te lossen? Ben je bijvoorbeeld verkoopleads uit het oog aan het verliezen? Is de klantenservice traag of inconsistent? Schrijf specifieke doelen op, zoals „Reactietijd van klanten met 30% verminderen” of „Vergroot het aantal verkoopopvolgingen met 20%”. Dit zal u helpen om te beslissen op welke functies u zich wilt concentreren en uw succes later te meten.

Tip: betrek mensen van verkoop-, marketing- en ondersteuningsteams vroegtijdig. Ze geven je inzicht in welke functies hun dagelijkse werk daadwerkelijk zullen helpen.

‍

Stap 2: Plan je functies zorgvuldig

Nu je weet welke problemen je wilt oplossen, maak dan een lijst met functies die je CRM zou moeten hebben. Hier zijn enkele veelvoorkomende benodigdheden:
• Contactbeheer: sla klantinformatie op, zoals namen, e-mails, telefoonnummers en notities
• Verkooppijplijn: volg waar elke potentiële verkoop zich bevindt (lead, gecontacteerd, onderhandeld, afgesloten)
• Taakherinneringen: help je team om vervolgacties of telefoontjes te onthouden
• Klantenondersteuning: problemen registreren en oplossingen bijhouden
• Rapportage: bekijk verkooptrends en klantgedrag in één oogopslag
• Integraties: maak verbinding met uw e-mail-, agenda- of boekhoudsoftware

Overlaad je eerste versie niet met te veel functies. Begin met wat essentieel is en voeg later meer toe.

‍

Stap 3: Ontwerp een eenvoudig te gebruiken interface

Je CRM is alleen nuttig als mensen het ook daadwerkelijk gebruiken. Richt je erop om het eenvoudig en intuïtief te maken. Schets hoe schermen eruit zullen zien en waar de knoppen naartoe gaan. Denk na over de meest voorkomende acties die gebruikers zullen ondernemen en zorg ervoor dat ze snel kunnen worden gevonden. Vraag indien mogelijk enkele teamleden om je ontwerp te beoordelen en feedback te geven. Door het schoon en eenvoudig te houden, wordt adoptie aangemoedigd en wordt frustratie verminderd.

‍

Stap 4: Kies de juiste tools

Je hoeft geen coderingsexpert te zijn om een CRM te bouwen. Er zijn veel low-code of no-code platforms zoals Airtable, Bubble of Monday.com waarmee je visueel aangepaste systemen kunt maken. Met deze tools kun je velden slepen en neerzetten, formulieren maken en workflows automatiseren zonder complexe code te schrijven.

Als je liever vanaf nul bouwt met ontwikkelaars, vind je hier een kort overzicht van wat je misschien nodig hebt:
• Frontend: het deel dat gebruikers zien en gebruiken (webpagina's of mobiele apps)
• Backend: de server die gegevens opslaat en bedrijfslogica verwerkt
• Database: waar alle klantinformatie en -activiteiten worden opgeslagen
• Integraties: manieren om je crm te koppelen aan andere tools

Kies tools op basis van je budget, tijdlijn en technische vaardigheden. Low-code platforms zijn snel en betaalbaar, maar kunnen beperkingen hebben, terwijl ontwikkeling op maat volledige controle biedt, maar meer kost.

‍

Stap 5: Ontwikkel en test je CRM stap voor stap

Of je het nu zelf bouwt of met een team, begin met het creëren van de belangrijkste functies, zoals contactbeheer en verkooppijplijn. Test elk onderdeel grondig voordat u meer toevoegt. Ontvang in een vroeg stadium feedback van echte gebruikers — ze zullen ontbrekende functies of verwarrende onderdelen ontdekken die je misschien hebt gemist.

Testen is niet alleen bedoeld voor bugs, het gaat erom ervoor te zorgen dat je CRM natuurlijk aanvoelt om te gebruiken. Vraag gebruikers: is het gemakkelijk om informatie te vinden? Verlopen de taken soepel? Herhaal hun feedback en verbeter het ontwerp en de functionaliteit voortdurend.

‍

Stap 6: Plan voor implementatie en training

Zodra je CRM klaar is, moet je het aan je team voorstellen. Plan trainingssessies in om te laten zien hoe het werkt en om vragen te beantwoorden. Zorg voor eenvoudige gebruikershandleidingen of spiekbriefjes. Onthoud dat hoe goed de software ook is, als mensen niet weten hoe ze deze moeten gebruiken, de adoptie eronder zal lijden.

Als u overstapt van een oud systeem, moet u ook plannen hoe u bestaande klantgegevens veilig en nauwkeurig kunt migreren. Ruim je gegevens op voordat je ze importeert om verwarring later te voorkomen.

‍

Stap 7: In de loop van de tijd onderhouden, verbeteren en opschalen

Het bouwen van een CRM is geen eenmalig project, het is een continu proces. Blijf feedback van gebruikers verzamelen en voeg nieuwe functies toe naarmate je bedrijf groeit. Los bugs snel op en houd je systeem veilig. Als u merkt dat de prestaties afnemen of nieuwe behoeften ontstaan, plan dan upgrades of schaalt u uw infrastructuur op.

Door flexibel te blijven en open te staan voor veranderingen, blijft uw CRM op lange termijn relevant en waardevol.

‍

Conclusie

‍

Een CRM-systeem helemaal opnieuw opbouwen kan in het begin misschien overweldigend zijn, maar door het op te splitsen in eenvoudige stappen en je te concentreren op de behoeften van je bedrijf, kun je een tool creëren die je team echt helpt slimmer te werken en sterkere klantrelaties op te bouwen. Begin met te begrijpen welke problemen u wilt oplossen, onderzoek bestaande oplossingen, plan uw belangrijkste functies en concentreer u op een gebruiksvriendelijk ontwerp. Kies de juiste tools, test vaak en train je team goed. Met voortdurend onderhoud en verbeteringen groeit uw aangepaste CRM met uw bedrijf mee en wordt het een essentieel onderdeel van uw succes.

Begin vandaag met het noteren van je belangrijkste doelen en communiceer met je team — de rest volgt vanzelf!

‍

Als je hulp nodig hebt bij het ontwerpen of ontwikkelen van je CRM, aarzel dan niet om boek een gratis strategiegesprek met Codelevate. We helpen startups slimme, schaalbare oplossingen te bouwen, zonder tijd of geld te verspillen.